存档 Access 数据

定期将记录移动到存档表中

这是一个四步过程，需要创建包含要存档的记录的表的空副本，创建追加查询以将记录从原始表复制到存档表，创建 删除查询 以从原始表中删除存档记录，最后创建一个宏来运行两个可在要存档时运行的查询。 如果按照下面显示的步骤进行操作，则这一看似复杂的过程可能很简单：

步骤 1：Create存档表

步骤 2：Create追加查询将数据复制到存档表

步骤 3：Create删除查询以从原始表中删除数据

步骤 4：Create宏以运行追加和删除查询

步骤 1：Create存档表

若要将所有存档记录保存在一个表中，请执行此步骤一次。 在此步骤中创建的存档表将保存所有存档记录。

若要在创建新存档表时删除旧存档表，可以使用 生成表查询 将数据复制到存档表，而不是执行此步骤。 为此，请跳到 步骤 2。

若要在每次存档时使用新的存档表，但还要保留旧存档表，请在创建新存档表之前重命名旧存档表。 如果要基于日期进行存档，请考虑根据旧存档表表示的日期范围命名。

在导航窗格中，选择要存档的记录的表，按 Ctrl+C，然后按 Ctrl+V。

在“ 表名称 ”框中，删除“ 复制” 一词，在现有表名称中追加下划线和“存档”一词，然后单击“ 确定”。 例如，如果原始表名为 Transactions ，则存档表名为 Transactions_archive。

在“ 粘贴表为 ”对话框中的“ 粘贴选项”下，选择“ 仅结构”。

步骤 2：Create追加查询将数据复制到存档表

在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

添加包含要存档的记录的表。

在查询设计窗口中，双击刚添加的表中的星号 (*) 。 表名称和星号显示在查询设计网格的第一列中。

注意: 星号指示查询应在查询输出中包含表中的所有字段。 使用星号时，如果在表中添加或删除了字段，查询输出会相应地进行调整。

在查询设计窗口中，双击要用于指定要在存档记录之前应满足的条件的字段。 例如，如果 Transactions 表有一个名为 “签入日期”的字段，并且你希望存档该日期超过一年的所有记录，则双击该字段，它将显示在查询设计网格的下一个空列中。

如果要对其他字段使用条件，请重复此步骤。

使用 “条件” 行为刚添加的字段指定条件。 例如，可以使用“条件”行中的表达式 <#1/1/2019# 指定“签入日期必须早于 2019 年 1 月 1 日”。

如果条件值在每次存档时都发生更改，则应让查询请求输入。 为此，请使用 “条件” 行中的 参数，以便查询请求输入。 若要使用参数，请像平时一样使用表达式，但不要使用指定的值，而是使用用方括号括起来的简短问题。 例如，可以使用表达式 <[在之前完成的存档事务：]，如下所示：

有关使用参数的详细信息，请参阅 查询简介一文。

你可能还希望使用 或 行来指定备用条件。 有关使用条件的详细信息，请参阅查询条件示例一文。

提示: 如果使用日期字段指定条件，并且想要存档早于当前日期的所有记录，请在 日期字段的“ 条件 ”行中输入<日期 () 。

执行下列操作之一：

如果已创建存档表，请使用追加查询将指定的记录添加到该表：

在“设计”选项卡上的“查询类型”组中，单击“追加”。

在“ 追加 ”对话框的“ 表名称 ”框中，选择存档表的名称，然后单击“ 确定”。

在查询设计网格中，将显示 “追加到” 行。

清除用于指定条件的任何字段的 “追加到 ”行。 (只有星号应具有 Append To.)

如果尚未创建存档表，请使用生成表查询通过指定的记录创建存档表：

在“设计”选项卡上的“查询类型”组中，单击“生成表”。

在“ 生成表 ”对话框的“ 表名称 ”框中，键入存档表的名称，然后单击“ 确定”。

按 Ctrl+S 保存该查询。

步骤 3：Create删除查询以从原始表中删除数据

在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

添加包含要存档的记录的表。

在查询设计窗口中，双击刚添加的表中的星号 (*) 。 表名称和星号显示在查询设计网格的第一列中。

在查询设计窗口中，双击用于在追加查询中指定条件的相同字段。

使用 “条件” 行为刚添加的字段指定条件。 有关使用条件的详细信息，请参阅查询条件示例一文。

重要: 如果追加查询或生成表查询使用参数，请确保删除查询也这样做。 另请记住，为这两个查询输入相同的值。 如果输入不同的参数值，可能会丢失数据。 为了帮助防止数据丢失，请考虑使用窗体来收集值，并使查询向表单询问输入值。 有关详细信息，请参阅 查询简介一文。

在“ 设计 ”选项卡上的“ 查询类型 ”组中，单击“ 删除”。

“删除”行显示在查询设计网格中。

按 Ctrl+S 保存该查询。

步骤 4：Create宏以运行追加和删除查询

在“创建”选项卡上的“宏和代码”组中，单击“宏”。

单击 “添加新操作”旁边的下拉箭头，然后单击“ OpenQuery”。

OpenQuery 操作随即出现，并显示其参数。

在“ 查询名称 ”框中，选择在 步骤 2 中创建的 (追加或生成表) 查询。

单击 “添加新操作”旁边的下拉箭头，然后单击“ OpenQuery”。

OpenQuery 操作随即出现，并显示其参数。

在“ 查询名称 ”框中，选择在 步骤 3 中创建的删除查询。

按 Ctrl+S 保存宏。

如果要存档记录，请运行 宏。

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