【商用英文寫作】英文來信「收到了」，這樣回覆道地又專業！

當我們收到電子郵件時，通知對方我們「收到了」來信，是必要的商業溝通，也是應有的社交禮儀。相關的回覆內容該如何撰寫，則取決於此信件的前文內容，及我們與來信者的關係。

繼續閱讀本篇文章，我們將介紹商務電子郵件中，「正式」與「非正式」的回覆方式。學習以下的英文例句與撰寫技巧，我們便能清楚專業、簡潔有力地，以正式及非正式的回覆方式，通知對方我們收到了來信。

■ 延伸閱讀： 【商用英文寫作】寫出專業英文Email！從開頭到結尾的5個基本注意事項‍■ 延伸閱讀： 【商用英文寫作】英文文章的校稿注意事項與常見錯誤‍

【正式】的電子郵件回覆在信件的開頭，我們應先以適當的語氣向來信者打招呼，再詳細地向對方確認「信件中的重要資訊與相關附件」。另外，若對方在信件中，向我們提出「提交檔案或回覆問題」的需求，我們也應告知對方「預計回覆的時間」。

I have received your email and will respond shortly.我們已收到您的來信，並會盡快回覆您。Thank you for your email requesting operating instructions. We will send you a copy shortly.感謝您來信詢問，有關「營運指示」的需求，我們會盡快向您寄出。Thank you for your attached service introduction. We will review and get back to you before the end of this week.感謝您附上的相關服務說明，我們會就此討論，並在這周結束前回覆您。I apologize for the delay in responding. I have been out of the office. I have reviewed your email and will be in touch shortly. 很抱歉，因先前不在工作岡位上，因而延遲了回覆。我已詳閱您的信件，並將在近期與您聯繫。I have forwarded your email to (appropriate person or department). They will be in touch with you shortly.我已將您的信件轉至 ﹝特定的人或部門﹞，近期將有專人與您聯繫。‍

正式回覆信件的範例：Hi Mr. Suzuki,‍‍Thank you for your email of August 28 regarding your company’s latest requirements and request for quotation.感謝您昨日 (2023/8/28) 的來信，我們已收到貴司最新的報價需求。Thank you also for the attachments with the official order form and required specifications. We will reply with a full quotation and delivery schedule by COB tomorrow.另外，也感謝您提供了正式訂單及需求規格的附件資料。我們會在下個工作日結束前，提供您完整的報價單與交貨時程。‍‍Sincerely,Mr. William Chen, Export Manager‍

Important tips.與中文信件不同，在英文正式信件中，我們需避免使用「驚嘆號」，因為它通常表示驚訝、緊急，甚至生氣的語氣。我們應在正式的回覆信件中，以專業且穩重的語氣，與對方溝通。

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【非正式】的電子郵件回覆當我們撰寫非正式的回覆信件時，便能以輕鬆活潑，且簡單快速的內容，告知對方我們「收到了」來信。我們也能依據來信者與我們的關係，選擇相對應的稱謂與結尾語。然而，即使是非正式的回覆信件，我們仍需在開頭向發信者打招呼，並在發送信件前，確保拼音、內容皆適當且正確。

‍Hello, Albert. Thanks for reaching out.Hello Albert，謝謝你的聯絡。Hey Johnnie. Thanks for your email. Noted!Hey Johnnie，謝謝你的來信，我知道了！Hello, Susan. I got your message.Hello Susan，已收到你的訊息。Hi Allan. I'll take a look at this and get back to you soon.Hi Allan，我會閱讀你的 email，並盡快回覆你。Hello Richard. I'm on it!Hello Richard，我正在處理！‍

非正式回覆信件的範例：Hi Susan,‍‍Just wanted to let you know that I got your email. The plan sounds great! I'll have a response for you ASAP.我收到了妳的信。這份計劃聽起來很不錯！我會盡快回覆妳。‍‍Cheers,William‍

【正式與非正式信件】的常用 sign-off (結尾語) ：‍

Boost your Business English雖然用英文通知發信者「收到了來信」，看似是件簡單快速的事，但我們有時卻不知該如何下筆，也不知自己的回覆內容是否恰當。其實，我們只要依信件的正式程度，來選擇相對應的英文用語，並檢查內容與文法的正確性，我們也能快速又不費力地，順利地寄出一封英文回覆信件！

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